Uma arrumação regular do espaço de trabalho

Quando encontras tempo para uma arrumação regular do espaço de trabalho?

Quando tanto da nossa vida (e do nosso trabalho) existe no digital, é normal que se acumulem ficheiros e pastas, que as descargas e o ambiente de trabalho fiquem desgovernados e que, quando damos por ela, temos gavetas (digitais) que já tememos abrir. Se a isso juntarmos uma secretária, papéis, agenda, canetas, então é fácil o caos instalar-se de uma semana para a outra.

Não sou uma pessoa arrumada por natureza. Sou organizada, mas manter arrumado custa-me; por isso é que confio nos hábitos e nas revisões semanais, porque me obrigam a fazer aos poucos e evitam que me sinta assoberbada.

Semanalmente faço uma arrumação regular do espaço de trabalho, tanto físico como digital. Aqui deixo-vos os passos que sigo, para vos inspirar a fazer o mesmo.

Porquê fazer uma arrumação regular do espaço de trabalho?

1. Ajuda a fechar a semana de trabalho
2. Evita que os ficheiros fiquem perdidos, e assim poupas tempo de trabalho
3. Da mesma forma, evita que algumas tarefas, ligadas a ficheiros e documentos, fiquem esquecidas ou enterradas nos downloads
4. Facilita na separação entre vida profissional e vida pessoal, sobretudo se trabalhares em casa, porque traz a sensação de que estás a “sair do trabalho”

Com que frequência fazer uma arrumação regular do espaço de trabalho?

Bem, isso vai depender do grau de desarrumação e do tipo de trabalho de cada um.

Um espaço físico desarrumado tem um efeito negativo imediato, pelo que, se no teu trabalho lidas com muitos papéis, é importante não deixar passar mais do que três dias ou, no máximo, uma semana.

Se, pelo contrário, o teu trabalho é exclusivamente digital, então o foco deve estar aí. Se fores sistemático e organizado no dia-a-dia, poderás deixar a arrumação para o final de cada mês, mas, pela minha experiência, uma semana continua a ser o período ideal.

Arrumar semanalmente evita que a acumulação comece a intimidar-nos. Se deixares passar muito tempo é fácil que comeces a temer essa tarefa – porque passa a ser uma tarefa que sabes que vai ocupar muito tempo e exigir muitas decisões.

Como fazer uma arrumação regular do espaço de trabalho?

Espaço físico

• Primeiramente, juntar e separar por categorias os papéis que possam estar espalhados: para guardar fisicamente, para guardar digitalmente, que têm uma ação/tarefa associada ou para deitar fora.
  • Para guardar fisicamente: documentos importantes, aquela carta com o código do cartão de cidadão, contratos, desenhos, faturas de compras ainda com garantia, e outros papéis que vais ter de guardar numa parta ou num dossier.
  • Para guardar digitalmente: papéis vários, incluindo notas rápidas ou documentos igualmente importantes, instruções, que mais vale digitalizar e deitar fora, porque não precisas de guardar os originais. A maior parte das vezes basta tirar uma fotografia, nem é preciso usar o scanner.
  • Que têm uma ação/tarefa associada: notas para incluir no teu sistema de organização, listas de tarefas para sistematizar, faturas para confirmar que estão no e-fatura e outros papéis que requerem uma ação da tua parte. Os documentos para digitalizar também podem ser incluídos neste grupo, se fizer mais sentido para ti.
  • Para deitar fora: deitar fora para reciclar ou reutilizar como folhas de rascunho.
• Concretizar o que cada grupo requer. Ou seja, guardar fisicamente é o mais rápido, depois deitar fora e finalmente digitalizar, atuar sobre os que precisam de ação. Se fores fazer uma revisão semanal completa para planear a semana seguinte, deixa para essa altura o que são tarefas e eventos.
• Arrumar canetas, livros e outros materiais que estejam espalhados pela secretária.

Espaço digital

• Criar uma pasta chamada “Arrumar” no ambiente de trabalho. Esta pasta serve de “in-tray”, onde vais pôr aquilo que precisa de uma ação mais demorada.
• Repetir esta lista de passos para o Desktop/Ambiente de Trabalho e para as Descargas/Downloads:
  1. Passar pelos ficheiros um a um
  2. Enviar para o lixo o que é lixo, logo
  3. Arrumar nas pastas finais o que demorar menos de 10 segundos
  4. Pôr na pasta “Arrumar” aquilo que é preciso pôr no sítio e demora um pouco mais
• Finalmente, abrir a pasta Arrumar e pôr cada ficheiro no seu sítio final, seja a Cloud, um disco externo ou fazendo upload para aplicações (como o Notion).

Se tiveres muitos, muitos ficheiros, pode ser útil criares categorias dentro da pasta arrumar. Ainda assim, não é ideal categorizar por tema – separa sempre por destino para te facilitar os processos (ex. iCloud, disco 1, disco 2). Aqui não interessa separar muito porque a ideia é não te dar trabalho a fazer a primeira seleção; se fosse mais complexo mais valia abdicar da pasta “Arrumar”.

Repete todas as semanas

É mais habitual que as pessoas façam revisões anuais.

Mas se ainda não fazes uma revisão semanal, é um hábito muito bom para estares presente de semana a semana e garantires que estás a trabalhar não só no que é urgente mas no que é importante – tanto na tua vida profissional como na tua vida pessoal.

Esta arrumação pode ser uma pequena parte da tua revisão semanal.