O que são termos e condições?
Os termos e condições são um conjunto de regras estabelecidas por ti, que caracterizam a forma de trabalhares e outros trabalharem contigo. São as “letras pequenas” dos teus orçamentos, mas nem têm de ser pequenas (queremos que sejam bem legíveis!), nem têm de ter uma linguagem densa e difícil (queremos que o cliente os leia e os compreenda).
É importante que saibas que os termos e condições não têm o mesmo valor legal que um contrato. Ter um contrato assinado vale sempre mais, mas os termos e condições, como informação que envias ao cliente e com a qual ele concorda, têm algum valor em caso de conflito. Está previamente escrito, e portanto acordado, que o trabalho irá funcionar nesses termos.
Os termos e condições são um texto, normalmente por tópicos, escrito por ti e apresentado ao cliente junto com o orçamento (no mesmo documento). Podem ter o aspecto que quiseres e incluírem os pontos que precisares. Devem ser atualizados ao longo do tempo, sempre que sentires que acontece uma situação que podia ter sido prevista.
Porquê ter termos e condições escritos?
Protegem-te
Os termos e condições são uma espécie e linha da frente da tua segurança profissional. É um documento que define como vai ser o pagamento, como vai funcionar o trabalho e várias outras circunstâncias que consegues prever como importantes. Não é o mesmo que ter um contrato, mas são uma primeira camada de proteção.
Comunicam-te de forma mais série e profissional
A maneira como te apresentas faz diferença. Apresentar termos e condições quando envias a tua proposta orçamental transmite ao cliente que tens experiência, que estás no controlo do projeto e sabes como geri-lo. É crucial que consigamos transmitir aos clientes que sabemos fazer o nosso trabalho, não só para transmitir valor como para que eles próprios nos permitam a autonomia que precisamos para o fazermos.
É mais fácil começar conversas difíceis
Imagina que mais tarde no projeto o cliente diz que quer cancelar o trabalho, ou pede peças extra que não estavam inicialmente previstas. Virá uma conversa difícil. Essa conversa fica mais facilitada se puderes começar com “tal como descrito nos termos e condições que enviei junto com o orçamento”; porquê? Porque não estás a mudar as regras do jogo a meio, estás apenas a seguir aquilo que estava estabelecido. Mesmo que seja uma conversa difícil, não estás a começar do zero.
Criam compromisso profissional
Finalmente, apresentar termos e condições faz com que, tanto para ti como para o cliente, fique claro que está a ser estabelecida uma relação profissional. Esse compromisso não só te motiva a ti a seres mais sério na forma como lidas com o teu trabalho, como sinaliza ao cliente que não é um projeto apalavrado, tem pés e cabeça e pretendemos avançar.
O que incluir nos termos e condições?
Esta é uma lista de sugestões para incluíres na tua página de termos e condições. Não te preocupes em ter uma linguagem muito pomposa e formal, não és advogado e não tens de soar como tal, o importante é que seja compreensível e as ideias sejam claras.
Estas sugestões não têm uma ordem específica, mas as que forem mais importantes para ti devem vir primeiro.
Se te interessa saber mais sobre como fazer um orçamento e escrever bons termos e condições, espreita a Oficina dos Orçamentos!
A responsabilidade do cliente
Escreve quais são as responsabilidades do cliente, que materiais é que ele tem de te enviar para que o trabalho seja bem feito. Também podes só escrever, na generalidade: É responsabilidade do cliente fornecer todos os dados e informação corretamente e em tempo útil para o melhor decorrer dos trabalhos.
A responsabilidade de um trabalho criativo é tua, sim, mas tal como o cliente quer ter opinião no assunto, é importante que ele perceba que também há responsabilidade do lado dele. A principal é ele enviar-te toda a informação e materiais necessários, e cumprir os prazos que lhe competem. Por isso é que lhe chamamos um trabalho em parceria com os clientes. Há algo do outro lado que também tem de funcionar para o trabalho correr bem.
Os teus horários e dias de trabalho
Podes deixar definido que o teu tempo útil de trabalho é de segunda a sexta, e que as comunicações devem ser feitas até às 18h, por exemplo. É o horário da tua loja.
Identifica a pessoa responsável por fazer o contacto contigo
Ou seja, sobretudo em casos de equipas confusas, com muitas pessoas, identifica que as tuas comunicações são feitas com aquela pessoa, com aquele cargo. Se houver alguma coisa contra do outro lado, o cliente vai indicar-te a pessoa certa. Isto evita a que fiques refém de falta de entendimento entre as equipas — não queres receber um e-mail de cada pessoa com revisões, queres que eles se organizem e te enviem um e-mail só.
Quantas revisões e conceitos
Predefine quantos conceitos vais apresentar, se vais apresentar vários, e a quantas revisões o cliente tem direito incluídas no preço. Define também um valor ou o que vai acontecer caso sejam precisas mais revisões do que o estipulado.
Validade do orçamento
Por quanto tempo é válido o orçamento. Tanto porque não vais querer que daqui a um ano o cliente te contacte e espere exatamente o mesmo orçamento, como para garantir que ele percebe que tem um tempo limite para decidir.
Divisão do pagamento
Para diminuíres o teu risco e aumentares o compromisso de ambos os lados, é muito recomendável que parceles o pagamento. Não deixes tudo para o fim. Uma das partes deves receber no início. Podes fazer 50% no início, 50% no fim, por exemplo. E, quanto mais tempo durarem os projetos, mais parcelados devem ser, para não criares zonas de asfixia no teu calendário, em que estás a trabalhar sem receber nada durante muito tempo. Num trabalho que dure 6 meses, podes definir pequenas partes do pagamento sempre no início do mês, por exemplo, ou de dois em dois meses.
Prazo de pagamento
As empresas têm prazos de pagamento diferentes, mas por lei podem pagar até 90 dias. Que fique acordado qual é o prazo de pagamento que ambos esperam, seja a pronto, 30, 60 ou 90 dias, para saberes com o que contar. E isto é de cada fatura, ou seja, se cobrares os 50% no início de trabalho, legalmente, a empresa pode pagar-te 90 dias depois do início de trabalho. Mais uma razão para parcelares o pagamento.
Previsão de alterações
Previne o que acontece em caso de grandes alterações ao projeto. O mais comum será preveres uma revisão de orçamento em caso de:
- Aumento da complexidade do trabalho (eram 2 ilustrações e agora são 6?);
- Grandes alterações no briefing (era uma loja de bolos mas agora é uma padaria só com pão integral? Vais ter de começar de novo?);
- Em caso de multiplicação do teu trabalho para propósitos que não tenham sido definidos inicialmente (primeiro disseram-te que o desenho era para usar só em canecas, mas agora já é para usar na parede da loja!);
- Alterações nos prazos estabelecidos por culpa do cliente, tanto por atraso de envio de materiais como por outros atrasos de resposta;
- Outras razões não previstas nesta lista.
Não precisas de definir já o que acontece, basta preveres uma revisão de orçamento e a tua disponibilidade para tal, para ficar claro que este orçamento que apresentas agora é para este briefing e está preso a ele.
Previsão de cancelamento
O que acontece se o cliente cancelar o trabalho a meio? Se tiveres feito parcelamento dos pagamentos, vais estar mais seguro, mas convém definires que esse dinheiro não vai ser devolvido e que vais ser pago pelo trabalho desenvolvido até ao momento, ou até à fase em que te encontras.
Estabelece também razões válidas para este tipo de cancelamento. Em situações mais drásticas, ou que o cancelamento seja feito sem razão válida, pode fazer sentido preveres que vais ser pago na totalidade.
Consequências de não-pagamento ou atrasos de pagamento
Vais acrescentar juros? Vais recorrer a um advogado? É sempre boa ideia incluir uma linha sobre isto.
Uso da imagem
No caso de ilustração, podes querer limitar o número de anos em que o cliente fica com o direito de utilização da imagem, onde e como. A mesma coisa com logótipos, podes querer definir alguns limites ao seu uso, embora não seja tão comum. Em orçamentos de fotografia também pode ser importante definires que tipo de uso da imagem e por quanto tempo o cliente tem direito a utilizá-la.
Crédito
Relacionado com o ponto anterior. Não é comum em trabalhos de design, talvez seja mais em fotografia, design de produto e ilustração. Aquelas letrinhas pequeninas que aparecem junto das imagens quando são publicadas, em revistas ou online. Define se a utilização da imagem requer o crédito.
Armazenamento de ficheiros
É muito comum — e quem trabalha em vídeo e animação vai rever-se aqui — um cliente, mais tarde, voltar a pedir os ficheiros do trabalho, ou porque os perdeu, ou porque o disco onde estava estragou-se, ou porque a pessoa que tratou contigo já não trabalha lá. Podes assumir um compromisso temporal de armazenamento dos ficheiros, e isto aparece aqui porque às vezes são ficheiros muito pesados, que exigem que estejas a comprar e a manter vários discos externos. Há quem cobre uma pequena taxa anual de armazenamento dos ficheiros originais. Uma espécie de alojamento, como num site, mas de banco de imagens e vídeo que estás a guardar, de forma segura, pelo teu cliente.
Outras coisas a incluir nos termos e condições
Podes acrescentar um dever de sigilo. Também podes acrescentar um ponto que descreva o teu compromisso para com o trabalho. Como te disse no início, é pessoal. Se já tiveste alguns clientes, pensa na tua experiência com eles e naquilo que sentiste que teria sido melhor falar no início.