Se estás a emitir as tuas primeiras faturas, sabe tudo o que tens de incluir, com algumas dicas pelo meio.
Como já vimos antes neste blog a fatura é um documento que se emite para pedir o pagamento. É uma prova de transação do teu serviço ou produto. Se trabalhares para uma empresa, é sempre necessário a emissão de uma fatura para a contabilidade poder começar com o processo de pagamento.
Podes emitir a tua fatura no Portal das Finanças, com um livrinho de faturas em papel ou idealmente usando um programa de faturação, assunto que também já falámos aqui.
Número de série e data de emissão
Começando pelo início: as faturas têm todas um número de série em sequência e também uma data de emissão, que também é sequencial, mas isso são coisas já automáticas e que não dependem propriamente de ti mas que sem elas a fatura não tem legitimidade.
Ou seja, depois de emitires a fatura 3, não podes emitir uma fatura 2. Os números têm de ser seguidos. No Moloni, e outros programas de faturação, as faturas têm números como FT M/1, em que “M” é o nome da série e pode ser configurado para outra coisa como “Design”, aí as tuas faturas vão sair seguidas e chamar-se FT Design/1, FT Design/2 e por aí fora.
O Portal das Finanças não é possível personalizar as séries e as faturas chamam-se, por exemplo, FT 1000034.
Informações de quem vende e de quem compra
A fatura tem que ter também os dados de ambas as partes envolvidas: o transmitente (o prestador de serviços, quem vende, tu: nome, NIF, morada) e do adquirente (o cliente, quem compra, nome, NIF/NIPC, morada, país). No caso de ser um cliente estrangeiro pode não ser necessária toda a informação, ou o número NIF pode chamar-se VAT (no caso de clientes europeus).
O valor do trabalho
Na fatura estará também descrito o valor base do trabalho e o IVA aplicado.
Lembra-te que o IVA soma ao valor base e quando fazes orçamentos deves sempre pensar em termos de valor base. Também se chama a isto valor bruto. Se a fatura for isenta de IVA, tens de incluir a razão da isenção.
Se usares um programa de faturação, podes incluir também na fatura uma alínea com o valor da retenção de IRS. Se usares o Portal das Finanças, não consegues fazer isso na fatura, mas é importante que comuniques essa informação ao cliente, por email ou na descrição da fatura.
A descrição da fatura
Finalmente e um bocado óbvio, a descrição dos bens/serviços também têm que estar presentes para se saber exatamente o que está a ser transacionado.
Isto é a base.
Agora, há outras que podemos acrescentar na descrição da fatura e que vão dar muito jeito.
A fatura é um documento que é tanto para ti como para quem te está a contratar, por isso a descrição deve ser útil para ambas as partes.
Não sejas muito genérico nessa descrição, descreve mais alguns detalhes sobre os teus serviços:
- Que serviços estão a ser prestados. Por exemplo se estás a fazer a imagem gráfica de uma empresa, enumera o que inclui essa identidade: logo, manual de normas, website?
- Parte do pagamento. Se a fatura é referente a uma % do valor acordado, é importante que essa informação lá esteja (por exemplo a fatura é relativa a 50% do valor, à parte 1 de 2).
- Outras informações. Se a fatura é relativa a uma avença mensal, ou a um trabalho realizado num certo dia, coloca na descrição a data de realização do trabalho (por exemplo sessão fotográfica dia 5 de junho de 2021, ou avença de maio 2021). São detalhes que te podem poupar dores de cabeça no futuro.
- Outros detalhes que consideres relevantes.
Casos especiais
Empresas que estão a receber apoios de fundos europeus
Em certos casos, quando uma empresa está a receber fundos europeus de programas específicos, poderá ser necessária uma ligeira alteração na descrição para que coincida com a rubrica do projeto, para eles conseguirem incluir as despesas.
Não convém vender gato por lebre, mas às vezes são pequenas alterações de termos, por exemplo, em vez de chamares “gestão de redes sociais” poderás ter de alterar para “publicidade para redes sociais”.
É um detalhe muito pequeno mas que te pode fazer ganhar pontos de simpatia junto de clientes.
Grandes empresas e entidades públicas: as Notas de Encomenda
Quando trabalhas com grandes empresas ou entidades públicas, antes de emitires a fatura vais receber uma Nota de Encomenda. A Nota de Encomenda é um documento que, no fundo, arranca o processo de pagamento dentro da entidade, serve para autorizar a despesa em empresas e municípios, onde a contabilidade é um bicho bastante maior. Quando receberes isso, emites a fatura e terás de incluir na descrição o número que vem na Nota de Encomenda. Normalmente é um número do género 64/2021 (que significa que é a Nota 64 do ano de 2021).
Incluires o número da Nota de Encomenda é importante para manteres as coisas organizadas e para a correspondência entre documentos ser mais fácil. Muitas vezes, aliás, é exigido que incluas mesmo essa informação, por isso é um bom hábito a ganhar caso trabalhes com entidades públicas muitas vezes, por exemplo.