Trabalhamos a recibos verdes e pedimos fatura das nossas compras. Afinal, qual é a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo?
Como trabalhador independente, quando fazes um trabalho, podes emitir 3 tipos de documentos no portal das finanças: fatura, recibo e fatura-recibo.
No dia-a-dia usamos termos correntes que nos podem induzir em erro quanto à diferença entre os três, por isso é normal (toda a gente tem esse momento), ser confuso no início. Depois, com o tempo, vais habituar-te e vai parecer-te muito óbvio.
A diferença interessa? Porque é que tenho de saber isso?
É importante dares o nomes certos aos documentos financeiros, não só em conversa com o teu cliente (para saberes exactamente o que ele te está a pedir e o que estás a enviar), como para estares confortável com as tuas finanças.
Além disso, quando envias uma fatura-recibo para um cliente, estás a sinalizar, em termos contabilísticos, que o pagamento já foi feito. E se não tiver sido e, do outro lado, decidirem que afinal não te vão pagar? Vão ter na posse deles uma prova, emitida por ti, em como já recebeste.
Sim, estou a ser alarmista, mas é para mostrar como é importante entender qual é a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo.
Na vida real não é costume acontecer um cliente não te pagar porque recebeu uma fatura-recibo, até porque, além dos documentos financeiros, existem movimentos bancários para comprovar se o pagamento foi feito. No entanto, contabilisticamente falando, estás a pôr a faca e o queijo do outro lado.
Fatura
É o documento que se emite para pedir o pagamento. É o documento que as empresas precisam para dar início ao processo do pagamento. Além disso, é uma espécie de prova de que o trabalho teve início, ou foi feito, e, do teu lado, estás à espera de receber dinheiro que foi acordado.
A fatura inclui:
- A data do serviço;
- Os teus dados (nome, morada e NIF, que aparecem automaticamente);
- A atividade do teu código (CAE/CIRS) em que esse trabalho se inclui (aparecem as hipóteses para escolheres);
- Os dados do teu cliente (nome morada e NIF, que deves preencher);
- A descrição do trabalho;
- O valor base do trabalho (o teu preço);
- O valor de IVA (de acordo com a taxa a que estás sujeito).
No Portal das Finanças, quando emites uma Fatura, vais notar que, em cima, vai aparecer a mensagem destacada: pagamento não completo. Ou seja, o próprio portal diz-te que já faturaste aquele trabalho mas que ainda estás à espera de pagamento.
Quando envias a fatura para o teu cliente, caso faças retenção de IRS, informa o teu cliente disso e qual a taxa de retenção. Não vais conseguir incluir a taxa na fatura, mas terás no recibo um lugar para ela.
Quando receberes o pagamento, podes transformar essa fatura em recibo (a opção aparece logo no início, quando consultas o documento) e sinalizar que esse trabalho foi pago e concluído.
Uma nota: o valor do IVA da fatura, mesmo que o trabalho não tenha sido pago, vai ser contabilizado. Esta é a razão principal pela qual deves estar atento a pagamentos em atraso — mesmo que o cliente demore 5 meses a pagar, vais ter de pagar esse IVA no prazo correcto.
Recibo
É o documento que se emite depois do pagamento. É uma prova de que o pagamento foi recebido. Deves emitir o recibo de um trabalho a partir da fatura desse trabalho. Uma fatura é convertida em recibo após o pagamento.
No recibo deves incluir:
- Os dados do teu cliente e o valor da fatura (aparecem automaticamente);
- A que se refere o recibo (se é o um pagamento, um adiantamento ou um adiantamento para despesas);
- Observações (opcional);
- A retenção de IRS que queres fazer ou a que estás sujeito (composta por base de incidência + retenção na fonte).
Fatura-Recibo
É uma fatura e um recibo ao mesmo tempo, num só documento por questões práticas. É o documento que nos dão quando pedimos fatura numa loja — se pensares bem, na loja tu fazes a compra no momento, mas em vez da loja emitir uma fatura, depois tu pagares e a seguir emitirem um recibo, por uma questão de conveniência, emitem uma fatura-recibo.
Serve de pedido de pagamento e comprovativo de pagamento ao mesmo tempo.
Na fatura-recibo deves incluir todos os dados:
- A data do serviço;
- Os teus dados (nome, morada e NIF, que aparecem automaticamente);
- A atividade do teu código (CAE/CIRS) em que esse trabalho se inclui (aparecem as hipóteses para escolheres);
- Os dados do teu cliente (nome morada e NIF, que deves preencher);
- A descrição do trabalho;
- A que se refere o recibo (se é o um pagamento, um adiantamento ou um adiantamento para despesas);
- O valor base do trabalho (o teu preço);
- O teu regime de impostos:
- O valor de IVA (de acordo com a taxa a que estás sujeito);
- A retenção de IRS que queres fazer ou a que estás sujeito ;(composta por base de incidência + retenção na fonte);
- O imposto de selo é um campo que normalmente fica em branco porque só é preenchido em casos notariais.
Se, como prestador de serviços, emitires fatura-recibo, tem em atenção que este documento, para o cliente, tal como o recibo, também serve de prova em como já te pagou.
Fatura, recibo e fatura-recibo: em resumo
Fatura
Emitir no início/após/a meio do trabalho, de acordo com o combinado.
Recibo
Emitir após o pagamento da fatura.
Fatura-Recibo
Aconselhado em casos em que tanto o serviço como o pagamento são feitos no momento, mais comum na venda de produtos.
À procura de mais dicas?
Espero que este artigo te tenha sido útil! Não é difícil perceber qual é a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo. Quando comecei a minha atividade como designer, já tinha uma experiência passada em gerir uma cooperativa, por isso estava habituada a emitir primeiro a fatura e só depois o recibo. A melhor prática é mesmo essa: trabalhares por conta própria como uma empresa trabalha, emitires os documentos todos e não tentares cortar caminho (pelo menos, não na contabilidade!).
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