leitura de ≈ 12 min

Como estruturar um orçamento


Da primeira vez que pensamos em como estruturar um orçamento, muitas vezes, nunca olhámos para nenhum. Não sabemos o que é um documento de orçamento, nem contactamos com propostas de outras pessoas nem sabemos como os outros apresentam os seus preços.

Neste artigo vamos pecar por excesso de zelo e vou-te sugerir como preparar um documento de orçamento mais completo possível.

Qual é o objetivo de um documento de orçamento?

Quando começamos e nunca vimos um orçamento na vida, se calhar vamos achar que o ideal é enviar o preço no corpo de email, mas depressa descobrimos que não.

O nosso trabalho merece mais do que isso! Em vez de um e-mail com um preço, recomendo-te que prepares um documento. Especialmente se fores designer: fazeres um documento bonito é um dos teus pontos fortes, porque não aproveitá-lo?

Depois, envias um e-mail ao cliente com o PDF anexo.

Sim, o ideal até é apresentarmos em reunião todas as propostas de orçamento, para termos oportunidade de mostrar que é uma oportunidade valiosa e o que podemos acrescentar ao projeto, mas sabemos que muitas vezes não é isso que se passa. No mínimo, sugiro-te que envies um documento em PDF. Se conseguires apresentar todos os teus orçamentos em reunião, em direto, melhor ainda!

Clarificação do que foi pedido

Nunca podemos subestimar a importância de termos a certeza de que nós, de um lado, e o cliente, do outro, estamos em consonância e a falar da mesma coisa. Que estamos na mesma página. Em parte, uma proposta de orçamento também serve para isso, para sublinhar aquilo que foi pedido (ou melhor dizendo, o que entendemos que foi pedido).

Apresentação do preço

Muitos clientes vão abrir o teu documento e fazer scroll até à parte do preço, por isso é importante que ele esteja destacado e claro. O objetivo de um orçamento é, em primeiro lugar, apresentar a nossa proposta de preço. Sim, podemos-lhe chamar investimento, valor acrescentado, o que quisermos, mas a verdade não deixa de ser essa: o cliente pede-nos um orçamento porque quer saber o preço.

Definição das condições

Finalmente, o último objetivo do nosso documento de orçamento vai ser enviar ao cliente as nossas condições de trabalho: divisão de pagamentos, compromisso com prazos, horários. Uma série de pontos que informa o outro lado, estabelece uma relação mais profissional e séria, e te protege a ti de futuras conversas inconvenientes.

O que deve incluir um orçamento?

1. Resumo

Vamos começar por 3 elementos que identificam o trabalho, marcam o tom de como estruturar o orçamento e te ajudam a ter a certeza de que tu e o cliente estão na mesma página: o resumo, a lista de coisas a entregar, e o calendário.

Primeiro, inclui sempre um resumo do que foi pedido no trabalho. Pode parecer óbvio, mas é essencial que tenhas a certeza que tu e o cliente entenderam a mesma coisa.

Este passo simples pode poupar-te muitos futuros desentendimentos. Inclui o briefing tal como chegou até a ti, ou faz um resumo, se o que te foi apresentado não era muito organizado.

Pode ser um parágrafo ou podem ser vários tópicos.Nesta secção de resumo também há quem inclua uma apresentação pessoal, onde fales um bocadinho de ti e porque é que és a escolha certa para este trabalho.

Exemplo de resumo: Criação de um logótipo para um restaurante de comida de fusão, no Porto, que mistura a gastronomia mexicana com os produtos regionais do norte de Portugal, direcionado para jovens-adultos, e forte inspiração nos grafismos tradicionais mexicanos.

2. Lista de coisas a entregar

Depois, faz uma lista das coisas que vais entregar ao cliente.

O que vais entregar não é um logótipo mas sim, por exemplo, 3 ficheiros com o logotipo em .png em diferentes cores + 1 manual de normas com 10 páginas em PDF + arte final de flyer promocional da abertura.

Percebes a diferença? Vai ao detalhe. Aqui deves incluir exatamente aquilo que vai estar do lado do cliente quando o trabalho terminar, coisas palpáveis e contabilizáveis. Inclui os formatos dos ficheiros, o número de conceitos que vais apresentar, se vais entregar apresentação da marca em PDF, se vais entregar algo impresso, tudo isso.

No final do trabalho o cliente deverá conseguir olhar para a lista e perceber que o trabalho terminou e tem do lado dele tudo aquilo que prometeste. Da mesma maneira, com esta lista, o cliente é capaz de olhar para ela e perceber exatamente aquilo que te estás a propor entregar e, se faltar alguma coisa, vai-te logo dizer. Isto previne problemas de comunicação e garante que não vais ter pedidos à última da hora, num formato ou versão diferente do acordado. Sim, claro que o cliente te pode pedir na mesma, mas assim fica claro que esse pedido é um extra com o qual não te comprometeste, e é mais fácil criares obstáculos se for um pedido pouco razoável.

3. Calendário

A seguir, faz um esboço de calendarização do projeto. Seja por tópicos, seja num gráfico, seja em prazos gerais. Esta é uma boa altura da tua proposta para separares o trabalho por fases e dares um prazo a cada uma, incluindo rondas de revisões que tenhas de incluir. Perceber que o teu trabalho não é só fazer um desenho e já está, faz parte de educares o cliente sobre o valor do teu trabalho criativo.

Um calendário bem feito e concordado por ambas as partes também compromete o cliente a cumprir os prazos. Ele fica a saber que estás dependente das revisões chegarem a tempo, por exemplo, para o calendário continuar como previsto.

4. O preço

Depois da introdução, tens de apresentar o valor. É a parte vital a saber sobre como estruturar um orçamento.

Há quem prefira apresentar um valor global, sem discriminar, há outras pessoas que preferem discriminar os valores, seja por coisas dentro do projeto, seja pelas próprias fases. Aqui também entra novamente a área em que estás a trabalhar, em algumas áreas fará mais sentido optar por uma forma ou pela outra. Aqui vamos ver as vantagens e desvantagens.

Apresentar o valor global

Vantagem: Tudo ou nada. Ou seja, é o valor global e não vais estar a selecionar partes dentro do projeto que podem ou não ser feitas. É um bom valor para apresentar quando, de facto, há vários elementos e fases no projeto que não são dispensáveis nem opcionais. Podes na mesma escrever tudo o que inclui, mas o valor em euros vai ser só um, global.

Desvantagem: alguns clientes vão fazer mais perguntas sobre o valor porque não percebem muito bem de onde ele vem. As pessoas acham os preços mais claros quando estão mais separados e sabem exatamente o que custa o quê. Ainda assim, só terás de explicar o que vem em cima na vantagem: o projeto tem várias fases e elementos, sim, mas elas não são dispensáveis e por isso só faz sentido pensar nele como um valor global.

Discriminar valores

Vantagens:
  1. Ao dares várias hipóteses ao cliente, tens oportunidade de lhe propor novas coisas. Por exemplo, além da sessão fotográfica que ele te pediu, propões um álbum, e tens mais probabilidades de ele optar, mais tarde, por complementar o trabalho, visto que já sugeriste e ele já sabe quanto lhe vai custar. Isto pode ser combinado com o valor global. Podes apresentar um valor geral e, além disso, sugerir algumas peças que o cliente não tenha pedido, mas que, na tua perspetiva, faria sentido acrescentar mais tarde.
  2. Dás mais apoio a clientes perdidos. Há alguns clientes que mostram margem para acrescentos, seja porque estão a começar o negócio, seja porque parecem um bocadinho à deriva, precisam de mais apoio, e dares o preço de várias peças diferentes pode ajudá-los a focarem-se e a tomarem decisões.
  3. Se discriminares o preço por fases do trabalho, e se trabalhares à hora, fica muito claro — em conjunto com o calendário — quanto tempo e qual é o preço de cada fase. Há uma ligação íntima entre o tempo que vai demorar e o preço que vai custar, por fases.
  4. Para clientes que tenham orçamento limitado, dares hipótese de escolha obriga-os a definirem prioridades e a perceberem que não podem ter tudo. Com valor global, o cliente só desistia porque não tinha dinheiro. Assim, ele paga menos mas também fazes um trabalho mais pequeno. Ele percebe que, para o valor que tem, terá de fazer alguns compromissos, e ambas as partes ganham.
Desvantagens:
  1. Em alguns casos, o cliente pode desistir de uma das coisas e ficar só com outras, para poupar dinheiro, de uma maneira que não faz sentido nenhum para o projeto — imagina que ele desiste de ter um logótipo, mas quer que faças o estacionário.
  2. Deves discriminar preço por itens só quando funcionam independentes uns dos outros. Por exemplo, o projeto inclui um website. Não separes demasiado dentro disso, a não ser que possas vender  a programação do website ou  o desenho do website. Se discriminares muito, pode transmitir a ideia, a clientes mais forretas, que podem abdicar de algumas partes para o trabalho ser mais barato.
  3. Quanto a discriminar por fases, é a mesma coisa, é preciso garantir que essas fases não são interdependentes, e que o cliente não te pode dizer que abdica da fase de pesquisa e que, em vez disso, te envia toda a informação que necessitas. Vais sempre ter de fazer alguma pesquisa para trabalhos, percebes?

Dar ideia de que as fases ou os itens são a la carte quando não são é a maior desvantagem e pode jogar contra ti.

Por isso, o que te aconselho é que só discrimines aquilo que consegues realmente vender em separado. É bastante simples quando pensas nisso.

Mas é boa ideia, se sentires que há espaço para isso, levares o orçamento mais além e propores coisas extra que o cliente ainda não te pediu mas vai precisar, como falámos no início desta aula. Poupa-te tempo e mostra ao cliente as possibilidades que ele ainda não considerou.

Saber como estruturar um orçamento também é saberes ser flexível e crítico quanto ao que precisas de apresentar ao cliente.

5. Termos e condições

Para esta secção de como estruturar um orçamento, podes ouvir este episódio do podcast.

Esta é a última parte de como estruturar um orçamento e aquela que vai mudar menos de trabalho para trabalho. Precisa sempre de pequenos acertos, mas a partir do momento em que defines os termos e condições do teu trabalho, eles ficam definidos.

O que são estes termos e condições e para que servem?

Sabemos que nem sempre vamos fazer contratos, embora fosse o ideal, por isso estes termos são para — tal como o resumo e a lista de coisas a entregar — pores as tuas cartas na mesa e dizeres ao cliente, de forma profissional, que as tuas condições de trabalho são estas.

O objetivo é que o cliente concorde com a tua proposta, na totalidade. Sim, não vai ter tanto valor legal como um contrato assinado por ambas as partes, mas mesmo assim vai prevenir grande parte dos conflitos.

Novamente, isto é um secção que depende do tipo de trabalho que fazes. Há termos específicos que fazem mais sentido para fotografia, outros para ilustração. Está presente e analisa com cuidado aquilo que estás a escrever e adapta o máximo possível ao teu trabalho. São escolhas pessoais. Além disso, com a tua experiência, vais sentir necessidade de acrescentar algumas coisas aos teus termos — vais passando por situações e ouvindo partilhas de colegas que te levam a acrescentar uma ou outra coisa, para aperfeiçoares esta lista de condições ao longo do tempo.

Os termos e condições mudam pouco mas não são estáticos nem é suposto serem.

Teres termos e condições no teu orçamento também tem outras vantagens:

  1. Torna o teu trabalho mais sério;
  2. Comunica-te como profissional;
  3. Aumenta o teu compromisso com o trabalho;
  4. É o primeiro passo, e o mais simples, para te protegeres a ti e ao cliente.

Podes enviar a proposta por e-mail e pedir especificamente que analisem com cuidado todos os valores e termos. É importante que o cliente realmente os leia e tu percebas que ele os leu, não queres ter de lidar com esse argumento “ah, mas não vi…” mais tarde.

Tens algo a acrescentar sobre como estruturar um orçamento? Junta-te à comunidade no instagram.

Interessado em saber mais sobre como estruturar um orçamento? Espreita a Oficina dos Orçamentos.