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Qual é a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo?

Usamos os termos todos errados, por isso é normal que no Portal das Finanças pareça confuso.

Trabalhamos a recibos verdes e pedimos fatura das nossas compras. Afinal, qual é a diferença entre fatura, recibo e fatura-recibo?

Como trabalhador independente, quando fazes um trabalho, podes emitir 3 tipos de documentos no portal das finanças: fatura, recibo e fatura-recibo.

No dia-a-dia usamos termos correntes que nos podem induzir em erro quanto à diferença entre os três, por isso é normal (toda a gente tem esse momento), ser confuso no início. Depois, com o tempo, vais habituar-te e vai parecer-te muito óbvio.

A diferença interessa? Porque é que tenho de saber isso?

É importante dares o nomes certos aos documentos financeiros, não só em conversa com o teu cliente (para saberes exactamente o que ele te está a pedir e o que estás a enviar), como para estares confortável com as tuas finanças.

Além disso, quando envias uma fatura-recibo ou um recibo para um cliente, estás a sinalizar, em termos contabilísticos, que o pagamento já foi feito. E se não tiver sido e, do outro lado, decidirem que afinal não te vão pagar? Vão ter na posse deles uma prova, emitida por ti, em como já recebeste.

(Nota: isto é raro acontecer, até porque além dos documentos financeiros existem movimentos bancários para comprovar se o pagamento foi feito. A maior parte dos clientes vai pagar-te mesmo que envies um recibo. No entanto, é arriscado porque estás a pôr a faca e o queijo do outro lado).

Fatura

É o documento que se emite para pedir o pagamento. É o documento que as empresas precisam para dar início ao processo do pagamento. Além disso, é uma espécie de prova de que o trabalho teve início, ou foi feito, e, do teu lado, estás à espera de receber dinheiro que foi acordado.

A fatura inclui:

  • A data do serviço;
  • Os teus dados (nome, morada e NIF, que aparecem automaticamente);
  • A atividade do teu código (CAE/CIRS) em que esse trabalho se inclui (aparecem as hipóteses para escolheres);
  • Os dados do teu cliente (nome morada e NIF, que deves preencher);
  • A descrição do trabalho;
  • O valor base do trabalho (o teu preço);
  • O valor de IVA (de acordo com a taxa a que estás sujeito).

No Portal das Finanças, quando emites uma Fatura, vais notar que, em cima, vai aparecer a mensagem destacada: pagamento não completo. Ou seja, o próprio portal diz-te que já faturaste aquele trabalho mas que ainda estás à espera de pagamento.

Quando envias a fatura para o teu cliente, caso faças retenção de IRS, informa o teu cliente disso e qual a taxa de retenção. Não vais conseguir incluir a taxa na fatura, mas terás no recibo um lugar para ela.

Quando receberes o pagamento, podes transformar essa fatura em recibo (a opção aparece logo no início, quando consultas o documento) e sinalizar que esse trabalho foi pago e concluído.

Uma nota: o valor do IVA da fatura, mesmo que o trabalho não tenha sido pago, vai ser contabilizado. Esta é a razão principal pela qual deves estar atento a pagamentos em atraso — mesmo que o cliente demore 5 meses a pagar, vais ter de pagar esse IVA no prazo correcto.

Recibo

É o documento que se emite depois do pagamento. É uma prova de que o pagamento foi recebido. Deves emitir o recibo de um trabalho a partir da fatura desse trabalho.

No recibo deves incluir:

  • Os dados do teu cliente e o valor da fatura (aparecem automaticamente);
  • A que se refere o recibo (se é o um pagamento, um adiantamento ou um adiantamento para despesas);
  • Observações (opcional);
  • A retenção de IRS que queres fazer ou a que estás sujeito (composta por base de incidência + retenção na fonte).

Fatura-Recibo

É uma fatura e um recibo ao mesmo tempo, num só documento por questões práticas. É o documento que nos dão quando pedimos fatura numa loja — se pensares bem, na loja tu fazes a compra no momento, mas em vez da loja emitir uma fatura, depois tu pagares e a seguir emitirem um recibo, por uma questão de conveniência, emitem uma fatura-recibo.

Serve de pedido de pagamento e comprovativo de pagamento ao mesmo tempo.

Na fatura-recibo deves incluir todos os dados:

  • A data do serviço;
  • Os teus dados (nome, morada e NIF, que aparecem automaticamente);
  • A atividade do teu código (CAE/CIRS) em que esse trabalho se inclui (aparecem as hipóteses para escolheres);
  • Os dados do teu cliente (nome morada e NIF, que deves preencher);
  • A descrição do trabalho;
  • A que se refere o recibo (se é o um pagamento, um adiantamento ou um adiantamento para despesas);
  • O valor base do trabalho (o teu preço);
  • O valor de IVA (de acordo com a taxa a que estás sujeito);
  • A retenção de IRS que queres fazer ou a que estás sujeito ;(composta por base de incidência + retenção na fonte);
  • O imposto de selo é um campo que normalmente fica em branco porque só é preenchido em casos notariais.

Se, como prestador de serviços, emitires fatura-recibo, tem em atenção que este documento, para o cliente, tal como o recibo, também serve de prova em como já te pagou.

dinheiro a voar, entre uma fatura e um recibo

Fatura, recibo e fatura-recibo: em resumo

Fatura

Emitir no início/após/a meio do trabalho, de acordo com o combinado.

Recibo

Emitir após o pagamento da fatura.

Fatura-Recibo

Aconselhado em casos em que tanto o serviço como o pagamento são feitos no momento, mais comum na venda de produtos.

À procura de mais dicas?

Espero que este artigo te tenha sido útil. Quando comecei a minha atividade como designer, já tinha uma experiência passada em gerir uma cooperativa, por isso estava habituada a emitir primeiro a fatura e só depois o recibo. A melhor prática é mesmo essa: trabalhares por conta própria como uma empresa trabalha, emitires os documentos todos e não tentares cortar caminho (pelo menos, não na contabilidade!).

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Para ler a seguir: Como fazer um orçamento